La pandémie a changé la donne de l'organisation du travail avec le recours massif au télétravail. Mais certaines de nos mauvaises habitudes semblent continuer, dont la réunionite.
L’étude d’Asana nous indique que nous passons en moyenne 3 heures hebdomadaires à des réunions qui auraient pu être évitées, ou qui ne nous concernent pas. Soit 160 heures par an, soit pratiquement 1 mois de travail !
Ce chiffre donne un peu le tournis, mais que pouvons-nous faire ?
Commencer par nous interroger. Il y a quelques semaines, nous avons changé d’heure. Et depuis 1973 nous posons systématiquement cette question angoissante « on gagne ou on perd une heure de sommeil ? ». Nous posons-nous cette question à chaque réunion à laquelle nous allons ? C’est la même durée, une heure, dans la majorité des cas.
Qu’est ce qui expliquer le besoin de ces réunions ?
Les réunions sont tout à fait normales, voire nécessaires dans le cadre d’une vie de groupe, pour mettre en place des solutions concrètes, discuter autour de points importants, se mettre d’accord sur de nouveaux fonctionnements. La réunionite part d’une croyance extrêmement répandue que les réunions sont faites pour créer de la cohésion humaine en s’informant mutuellement.
Cela permet pourtant d’échanger et de partager les informations ?
Non, partager une information peut se faire par écrit, sur une application collaborative, durant des pauses informelles, mais pas en convoquant une dizaine de personnes et en y passant une heure. Près de 9 personnes sur 10 se sont déjà senties inutiles lors d'une réunion, et 75% avouent avoir déjà fait autre chose à cette occasion !
Alors comment faire ? Dois je refuser toutes les réunions que l’on me propose ?
C’est un peu extrême, mais certaines entreprises comme Alan, Société d’Assurance Santé, ont supprimé les réunions au profit d’un forum interne pour des prises de décisions plus réfléchies, transparentes, et écrites. Forum sur lequel les notifications ne sont pas actionnées pour ne pas perturber la concentration de chacun.
Il y a-t-il d’autres solutions ?
La diversification des formes de réunion est une piste intéressante. Le sacro-saint d'1h, tous le monde assis autour d’une table doit être requestionné.
Meeting debout, point journalier, réunion en marchant qui libère la créativité. La tenue obligatoire d’un ordre du jour, et une vigilance à ne pas dériver sur des points annexes ou de moindre importance.
Et comment faire pour que ces réunions, quel qu’en soit la forme, soient efficaces ?
Instaurer l’obligation d’un pre-read 24h avant la réunion. Une synthèse en une page des points qui seront abordés en réunion et bien entendu : obligation pour les participants de l’avoir lu avant. Et pour le nombre de participants, j’aime bien la règle de Jeff Bezos, PDG d’Amazon : « Ne jamais organiser une réunion où deux pizzas ne suffiraient pas à rassasier tout le monde. », soit 6 à 8 personnes.
Et pour les participants à ces réunions, que faire ?
Comment beaucoup d’éléments dans nos entreprises, reprendre le contrôle de son temps. Tout le monde s’en plaint quasi quotidiennement, « je suis débordé, je n’ai pas le temps », alors à la prochaine invitation (ou convocation) à une réunion, posons-nous cette question, vais-je gagner ou perdre du temps ? Ne puis-je pas plus utile à faire autre chose ?